Club Quad Aventure Valin

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Respectez les droits de passage s.v.p.

 

Comité Excécutif 2008-2009

Table des matires

 

Chapitre premier                              Dispositions gnrales                                           3

Article 1                                                              Nom et regroupement                                                           3

Article 2                                                              Sige social                                                                                  3

Article 3                                                              But                                                                                                  3

Chapitre deuxime                           Les membres

Article 4                                                              Conditions dadmission                                                                          3

Article 5                                                              Droit daccs annuel                                                                3

Chapitre troisime                           Le conseil dadministration

Article 6                                                              Composition                                                                               4

                                                                              Procdures dlection des administrateurs                    4

Article 7                                                              Postes et responsabilits du conseil dadministration 5

Article 8                                                              Quorum                                                                                       5

Article 9                                                              Rsolution signe                                                                    5

Article 10                                                            Engagement de confidentialit                                                         6

Article 11                                                            Conflits dintrts                                                                    6

Article 12                                                            Dure et vacances                                                                   6

Article 13                                                            Cessation de fonction                                                            6

Article 14                                                            Postuler                                                                                       7

Article 15                                                            Intrt                                                                                          7

Article 16                                                            Rmunration                                                                           7

Article 17                                                            Poste vacant                                                                              7

Chapitre quatrime                         Les assembles gnrales des membres    

Article 18                                                            Assemble gnrale annuelle                                            8

Article 19                                                            Ordre du jour                                                                            8

Article 20                                                            Quorum                                                                                       8

Article 21                                                            Dcision la majorit                                                             8

Article 22                                                            Voix prpondrante                                                               8

Article 23                                                            Omission davis                                                                                        8

Article 24                                                            Assemble gnrale spciale                                             8

Article 25                                                            Avis de convocation                                                                9

Article 26                                                            Vote                                                                                              9

Article 27                                                            Prsident dassemble                                                                         9

Chapitre cinquime                         Autres dispositions

Article 28                                                            Anne financire                                                                     9

Article 29                                                            Effets bancaires                                                                        9

Article 30                                                            Vrificateur                                                                                9

Article 31                                                            Modification des rglements gnraux                                         9

Article 32                                                            Dissolution                                                                                  9

Article 33                                                            Ratification                                                                                 10

 

Chapitre premier

Dispositions gnrales

Article 1               Nom et regroupement

a)      Le nom de la corporation est :   Club Quad Aventure Valin , organisme but non lucratif, tel que dpos au registre de linspecteur des institutions financires en date du 23 avril 1998 sous le matricule 1147654215, et amend le 27 septembre 1999 sous le mme matricule. (Loi sur les compagnies) (L.R.Q. chap.  C-38  article 21).

b)      La corporation regroupe les municipalits de St-David-de-Falardeau, St-Honor, ville de Saguenay au nord de la rivire Saguenay, ville de Saguenay dlimite lest par la rivire Langevin, au sud par le Chemin de fer de Roberval-Saguenay et louest par la rivire Chicoutimi, St-Fulgence et Ste-Rose-du-Nord.

Article 2               Sige social et local permanent

a)      Le sige social de la corporation est situ au 145, rue du Ruisseau, Chicoutimi (Qubec), G7G 1E9

b)      Adresse postale : C. P. 21101, boul. Ste-Genevive, Saguenay, G7G 0J9

Article 3               But :

a)      Dvelopper le sport des trois et quatre roues dans des sentiers scuritaires

 

Chapitre deuxime

Les membres

Article 4               Condition dadmission

a)      Est membre de la corporation, tout particulier ou personne morale possdant un VHR dment immatricul, assur et ayant pay son droit daccs au Club Quad Aventure Valin de lanne en cours se terminant le 31 octobre.

Article 5               Droit daccs annuel

a)      Le droit daccs annuel ou saisonnier des membres est payable aux poques, taux et de la manire fixe par la F.Q.C.Q.

b)      Lattestation de membre du club appartient au vhicule immatricul et son propritaire. Le propritaire peut prter son vhicule un tiers et circuler dans les sentiers. Cependant, le propritaire du vhicule demeure le seul et unique responsable de tout vnement occasionn par son vhicule dans les sentiers.

 

Chapitre troisime

Le conseil dadministration

Article 6               Composition

a)      Le conseil dadministration se compose de onze (11) administrateurs :

Prsident

Vice-prsident

Secrtaire

Trsorier

Sept (7) administrateurs

b)      Lattribution des postes des administrateurs seffectue par et parmi les administrateurs suivant lassemble annuelle des membres.

c)       Chaque administrateur doit signer une entente de confidentialit et la respecter.

d)      Pour occuper un poste au sein du conseil dadministration, la personne doit tre membre en rgle du C.Q.A.V. Aussi, chaque administrateur ne doit pas avoir aucun antcdent judiciaire en matire de vol et fraude et tre de bonnes murs et ne doit pas tre un failli non libr et doit tre g de plus de 18 ans.

e)      Les lections pour les postes des membres du conseil dadministration schelonnent sur deux ans. Ils sont en lection comme suit :

Annes paires : Prsident                                               Annes impaires : Vice-prsident

              (6)          Trsorier                                              (5)              Secrtaire

                             Communications                                                  St-Honor

                             Chicoutimi-Nord                                                          Falardeau

                               St-Fulgence                                                                 Oprations

                               Monts-Valin

 

f)       Procdures dlection des administrateurs :

Toute lection un poste dadministrateur du C.Q.A.V. est soumise la procdure suivante :

a)      Les membres choisissent par rsolution un (1) prsident dlection, un (1) secrtaire dlection et deux (2) scrutateurs.

b)      Est reconnu comme candidat aux lections, le membre ayant fait parvenir au C.Q.A.V., et ce, au plus tard le 31 aot de chaque anne, tel que prvu larticle 14 des rglements gnraux, un avis de candidature appuy par trois (3) autres membres.

c)       Le membre dont la candidature est dpose doit, devant lassemble, confirmer lacceptation de sa mise en candidature. Par cette acceptation, le candidat reconnat que sil est lu, il doit respecter la gouvernance et les rglements gnraux du C.Q.A.V. Le  prsident dlection demande aux personnes proposes, en commenant par la dernire proposition jusqu la premire, si elles acceptent dtre mises en candidature.

d)      Avant de procder au vote, chaque candidat doit se prsenter lassemble et dclarer son nom, son lieu de rsidence, ses qualifications ainsi que son intrt occuper un poste dadministrateur. Pour ce faire, un temps de cinq (5) minutes lui est accord.

e)      Si le nombre de candidatures reues est gal au nombre de postes combler, les candidats sont lus par acclamation.

f)       Si le nombre de candidatures reues excde le nombre de postes combler, les membres du C.Q.A.V. sont appels exprimer leur choix par vote secret.

      Pour tre lu, un candidat doit obtenir la majorit (50 % +1) des votes. Si aucun candidat nobtient la majorit, on procde un autre tour de scrutin. Le candidat ayant obtenu le moins de votes est exclu et ainsi de suite jusqu llection dun candidat.

g)      Si le nombre de candidatures est infrieur au nombre de postes combler, le conseil dadministration peut combler le ou les postes dadministrateurs laisss vacants.

h)   Les administrateurs entrent en fonction le jour mme de leur lection.

 

Article 7  Postes et responsabilits du conseil dadministration

a)      Le conseil dadministration assure la gestion administrative et financire de la corporation CQAV en conformit avec les rglements de la loi sur les compagnies, les rglements de la Fdration Qubcoise des Clubs Quads, les rglements des ministres impliqus, les rglements des municipalits impliques. Il doit sassurer dune saine relation avec le public et les citoyens.

b)      Les administrateurs lus ont la responsabilit de sattribuer les postes en vigueur au sein du conseil dadministration.

c)       Frquence des runions : les administrateurs se runissent aussi souvent que ncessaire, mais au moins une (1) fois par anne.

Article 8  Quorum

Le quorum pour la tenue des runions du conseil dadministration est tabli la majorit des administrateurs.

Article 9  Rsolution signe

Une rsolution crite, signe par tous les administrateurs, est valide et a le mme effet que si elle est adopte une assemble du conseil dadministration dment convoque et tenue.

                                                 Une telle rsolution doit tre insre dans le registre des procs-verbaux de la corporation, suivant sa date, au mme titre quun procs-verbal rgulier.

Article 10  Engagement de confidentialit

                                                 Tout membre du conseil dadministration sengage ne pas divulguer les renseignements confidentiels qui lui sont rvls ou auxquels il a accs dans le cadre de lexcution de ses fonctions au sein de la corporation. Un manquement cet article peut entraner une suspension de cet administrateur entre le moment de linfraction et la prochaine assemble des membres. Cette priode ne peut pas excder six (6) mois dfaut de quoi une assemble spciale des membres doit tre convoque afin de prendre une dcision finale sur le sujet.

Article 11  Conflits dintrts

                                                 Toute personne membre du conseil dadministration doit divulguer aux autres membres du conseil dadministration, lors de la premire runion suivant son lection, tout lien dintrt avec toute personne physique ou morale pouvant elle-mme avoir des liens avec la corporation, afin dviter toute apparence de conflits dintrts.

Est considre comme situation de conflits dintrts, toute situation relle, apparente ou potentielle qui est objectivement de nature compromettre lindpendance et limpartialit ncessaire lexercice dune fonction, ou loccasion de laquelle une personne utilise ou cherche utiliser les attributs de sa fonction pour en retirer un avantage indu.

Article 12  Dure et vacances

a)      Les administrateurs sont lus pour une priode de deux (2) ans.

b)      Sil survient des vacances ou des dmissions au sein du conseil dadministration, les administrateurs sont responsables du remplacement, pour la dure du mandat, par une personne juge possder les qualifications requises.

  Article 13  Cessation de fonction

                               Cesse dtre administrateur celui qui :

a)      Remet par crit ou par courriel sa dmission. La dmission devient effective aussitt la date fixe par le dmissionnaire. Ladministrateur doit remettre avec sa lettre tout document pertinent ou effet appartenant la corporation, et ce, la satisfaction du conseil dadministration en place.

b)      Sest absent pendant trois (3) runions rgulires ou spciales conscutives sans avis ou raison valable, et est reconnu comme ayant dmissionn de son poste.

c)       Ne remplit pas les mandats et ne sacquitte pas de ses responsabilits requises par la fonction qui lui a t attribue par les administrateurs et quil a accepte, et est suspendu du conseil dadministration jusqu la prochaine assemble gnrale pour quune dcision soit prise par les membres.

Article 14  Postuler

                                            Toute personne intresse postuler comme administrateur doit, au plus tard le 31 aot de chaque anne, transmettre sa candidature par crit au C.Q.A.V. (voir article 6 b des prsents rglements).

Article 15  Intrt

                                            Aucun administrateur intress, soit personnellement ou comme membre dune socit ou corporation morale dans un contrat avec le CQAV, nest tenu de dmissionner. Cependant, il doit dclarer son intrt au conseil dadministration et sabstenir de voter sur la question qui lintresse.

Article 16  Rmunration

a)      Aucune compensation montaire reprsentant des heures travailles nest attribue aux membres du conseil dadministration ou bnvoles au sein de la corporation.

b)      Les dpenses raisonnables encourues dans lexercice dun travail bnvole pour la corporation peuvent tre rembourses sur prsentation des pices justificatives et sur approbation du conseil dadministration.

c)       Les frais de dplacement pour les reprsentations officielles sont rembourss lorsque ces engagements sont demands et sanctionns par le conseil dadministration.

 

Article 17  Poste vacant

Le conseil dadministration peut remplacer par une personne juge qualifie, tout poste devenu vacant suite un dcs, dmission ou tout autre cas.

 

Chapitre quatrime

Les assembles gnrales des membres

 

Article 18  Assemble gnrale annuelle

a)                 Lassemble  gnrale des membres de la corporation a lieu la date que le conseil dadministration fixe chaque anne, mais se situe lintrieur dun dlai de quatre (4) mois suivant la fin de la dernire anne fiscale de la corporation.

b)                 Seuls les membres  du CQAV auront droit de parole et de vote.

 

Article 19  Ordre du jour

                                            Lordre du jour est remis au dbut de lassemble.

Article 20  Quorum

Le quorum requis pour toute assemble gnrale, quelle soit annuelle ou spciale, est  le nombre de membres en rgle prsents lassemble.

Article 21  Dcision la majorit

Sauf disposition contraire la loi, toutes les questions soumises une assemble des membres sont tranches par une majorit simple (50 % +1) des voix validement donnes. Le vote se prend main leve.

Article 22  Voix prpondrante

Le prsident de lassemble na pas de vote prpondrant.

Article 23  Omission davis

Lomission accidentelle de la transmission dun avis dassemble ou le fait quun tel avis ou sa transmission soit entach dirrgularits involontaires ou la non-rception dun avis par un membre qui y a droit, na pas pour effet dinvalider les actes poses ou les rsolutions adoptes ou approuves lors de cette assemble.

Article 24  Assemble gnrale spciale

a)      Les assembles spciales des membres sont tenues lendroit fix par le conseil dadministration. Il appartient au prsident ou au conseil dadministration de dcider de convoquer ces assembles, lorsquelles sont juges opportunes pour la bonne administration des affaires de la corporation.

b)      Une assemble gnrale spciale de tous les membres des diffrents secteurs peut tre demande au conseil dadministration par crit avec la signature dau moins vingt (20) membres en rgle. Cet avis doit mentionner lobjet de la runion spciale. Cette runion doit se tenir dans les trente (30) jours ouvrables de la rception de cette demande crite. Seul lobjet de la runion spciale est discut. Seuls les membres du CQAV ont droit de parole et de vote.

Article 25  Avis de convocation

Lavis de convocation de lassemble gnrale annuelle, gnrale ou spciale est envoy chacun des membres aux coordonnes inscrites sur leur droit daccs via le rseau tlphonique, le courriel ou le courrier en vigueur au moins dix (10) jours lavance.

Article 26  Vote

a)      Tout vote lors dune assemble gnrale se fait main leve, moins dune demande expresse faite par lassemble.

b)      Chaque membre a droit un seul vote. Les votes par anticipation ou procuration ne sont pas valides. Pour quun membre puisse voter, il doit prsenter une pice didentit avec photo. On lui remet un carton oui/non.

Article 27  Prsident dassemble

Lors dune assemble gnrale rgulire ou spciale, le prsident de la corporation peut dsigner un prsident ou un modrateur dassemble. Sur demande des membres prsents, lassemble peut le choisir.

Chapitre cinquime

Autres dispositions

Article 28  Anne financire

Lanne financire de la corporation dbute le premier (1) octobre et se ter mine le trente (30) septembre de lanne suivante.

Article 29  Effets bancaires

Tous les chques, traites, billets et autres effets bancaires de la corporation sont signs par deux (2) personnes qui sont dsignes cette fin par le conseil dadministration.

Article 30  Vrificateur

La corporation doit nommer une firme comptable pour la vrification des livres et des tats financiers.

Article 31  Modification des rglements gnraux

Une modification des rglements gnraux peut tre propose par le conseil dadministration en tout temps. Elle devient excutoire immdiatement et  est entrine lassemble gnrale.

Article 32  Dissolution

La dissolution de la corporation se fait selon les modalits votes par  les membres  lors dune assemble gnrale spciale.

 

Article 33  Ratification

Les faits et gestes du conseil dadministration sont ratifis lors de lassemble gnrale.